Hopp til navigasjonHopp til innhold Hopp til bunnområde

Personvernerklæring

Personvernerklæring

Hva og hvem gjelder erklæringen for?

Esacon Motivation AS ("Esacon Motivation") er leverandør av eMotivation, som er en digital løsning som bidrar til å forbedre og forenkle medarbeideroppfølging gjennom løpende pulsmålinger av medarbeidernes motivasjon. Løsningen muliggjør også enkel mål- og tiltaksstyring, som gir leder og medarbeider god oversikt over hvilke mål som skal nås og hva som skal gjøres for å nå disse målene. Medarbeidersamtaler kan gjennomføres direkte i løsningen.

Denne personvernerklæringen gir deg informasjon om hvordan Esacon Motivation innhenter, behandler og utleverer dine personopplysninger og for hvilke formål, samt hvilke rettigheter du har i denne sammenheng. Esacon Motivation vil behandle personopplysninger i henhold til den til enhver tid gjeldende personvernlovgivningen.

Dersom du har spørsmål knyttet til Esacon Motivations behandling av dine personopplysninger eller denne personvernerklæringen, kan du kontakte oss ved å benytte følgende kontaktinformasjon:

Esacon Motivation AS
Waldemar Thranes gate 98B, 0175 Oslo
post@emotivation.no

Esacon Motivation som databehandler

En databehandler er en som behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig. Esacon Motivation er databehandler for sine kunder når det gjelder personopplysninger om kundens ansatte, innleide eller annet personell som genereres og lagres gjennom kundens bruk av eMotivation. Det er Esacon Motivations kunde som er behandlingsansvarlig for behandlingen slike personopplysninger. Forholdet mellom Esacon Motivation og den behandlingsansvarlige kunden er regulert gjennom en databehandleravtale.

Personopplysninger som Esacon Motivation behandler på vegne av sine kunder vil som hovedregel kun behandles for det formål å levere løsningen til kunden, og vil kun oppbevares så lenge det er nødvendig for dette formål. I den grad personopplysninger behandles for andre formål enn dette, vil beskrivelsen nedenfor av Esacon Motivations behandlingsaktiviteter som behandlingsansvarlig gjelde.

Personopplysningene Esacon Motivation behandler på vegne av sine kunder som databehandler kan samles inn ved at en leder laster opp personopplysninger til løsningen, ved at den ansatte selv legger til personopplysninger eller automatisk når noen bruker plattformen (f. eks logger). Det kan dreie seg om følgende kategorier av personopplysninger:

  • grunnleggende informasjon som navn, fødselsdato, stillings- og kontaktinformasjon
  • informasjon om rolle, arbeidsplass, ansettelsesdato og nærmeste leder(e)
  • informasjon som genereres når plattformen brukes, for eksempel motivasjonsvurderinger, mål og tiltak
  • informasjon som er lastet opp av arbeidsgiver
  • direktemeldinger mellom ansatt og leder, inkludert metadata
  • informasjon tatt opp i samtaler mellom ansatte og deres leder
  • logginformasjon

Esacon Motivation som behandlingsansvarlig

Esacon Motivation har ulike roller i sin behandling av personopplysninger, avhengig av hva formålet med de enkelte behandlingsaktivitetene er. Esacon Motivation ved daglig leder er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger når Esacon Motivation bestemmer formålet med behandlingen og hvilke midler som skal benyttes. Dette innebærer at Esacon Motivation er behandlingsansvarlig for vår behandling av personopplysninger om:

  • Besøkende på Esacon Motivations nettside
  • Personer som kontakter Esacon Motivation, f. eks. ved å sende en henvendelse til oss
  • Kontaktpersoner hos kunder, leverandører og andre samarbeidspartnere
  • Søkere på ledige stillinger hos Esacon Motivation

Esacon Motivation er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger som er samlet inn gjennom bruk av løsningen eMotivation, slik som logginformasjon som avdekker brukeratferd, når Esacon Motivation bruker slik informasjon for å forbedre løsningen. Esacon Motivation bruker slik informasjon som analysegrunnlag, og vil i analysene aggregere dataene slik at analyseresultatet ikke inneholder personopplysninger.

Den resterende delen av denne personvernerklæringen gjelder Esacon Motivation i rollen som behandlingsansvarlig.

Personopplysninger som behandles, formål og behandlingsgrunnlag

Esacon Motivation samler inn personopplysningene om deg på ulike måter, som gjennom bruk av løsningen eMotivation, fra nettsiden vår, via telefon/e-post eller annen kontakt, i forbindelse med vårt samarbeid med leverandører eller kunder hvor vi mottar personopplysningene dine fra deg eller din arbeids- eller oppdragsgiver, og dersom du søker på en ledig stilling hos oss, fra informasjonen og referansene du oppgir i søknaden.

Som behandlingsansvarlig behandler Esacon Motivation personopplysninger for følgende formål og behandlingsgrunnlag:

  • Utvikling av løsningen eMotivation, hvor logginformasjon fra din bruk av løsningen behandles for å analysere hvordan løsningen brukes. Behandlingen har grunnlag i en interesseavveining, hvor vår berettigede interesse er å gjennomføre analyser for å optimalisere løsningen. Vi aggregerer dataene slik at analyseresultatet ikke inneholder personopplysninger.
  • For å ivareta informasjonssikkerheten, hvor logginformasjon fra din bruk av løsningen behandles å ivareta sikkerheten i løsningen og for å kunne oppdage og forhindre misbruk av tjenesten. Behandlingen har grunnlag i en interesseavveining, hvor vår berettigede interesse er å sørge for adekvat informasjonssikkerhet i løsningen eMotivation.
  • Administrasjon av leverandør-, kunde- og andre samarbeidsforhold, hvor navn og kontaktinformasjon for ansatte hos leverandører, kunder og andre samarbeidspartnere behandles, i tillegg til personopplysninger som finnes i kontrakter, løpende korrespondanse mv. Behandlingen har grunnlag i en interesseavveining, hvor vår berettigede interesse er å administrere leverandør-, kunde- eller samarbeidsforholdet, herunder kommunisere med våre kontaktpersoner.
  • For å få informasjon om bruk av våre nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies) og din IP-adresse. Dette gjør vi for å telle antall besøkende, skille mellom ulike besøkende, huske tidligere besøk fra samme enhet, avdekke start og slutt på et besøk, indikere hvor (på område- eller landsnivå) besøkende kommer fra og for å beskytte nettsidens sikkerhet. IP-adressen din blir imidlertid bare lagret mens du besøker nettstedet, deretter blir den enten slettet eller anonymisert (de siste sifrene i nummeret fjernes). Behandlingen har grunnlag i en interesseavveining, hvor vår berettigede interesse er å innhente besøksstatistikk og optimalisere og videreutvikle nettsiden. Vi ivaretar imidlertid personvernet ditt ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson. Videre sletter vi personopplysningene som samles inn via nettsiden daglig.
  • Besvare henvendelser vi mottar, hvor vi behandler navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Behandlingen har grunnlag i en interesseavveining, hvor vår berettigede interesse er å følge opp din henvendelse.
  • Rekruttering til ledige stillinger, hvor vi behandler CV, vitnemål, søknad, attester, referanser (som du oppgir) og eventuell annen informasjon du oppgir. Konsekvensene av ikke å gi slike opplysninger er at vi ikke kan vurdere din jobbsøknad eller tilby deg jobb. Grunnlaget for behandlingen er at det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på din forespørsel før en arbeidsavtale inngås. Ved å søke på stillingen og sende oss dokumenter anser vi at du ber oss vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser med sikte på å inngå en arbeidsavtale.
  • Overholdelse av lovpålagte krav og rettslige forpliktelser, for å overholde lovpålagte krav, som for eksempel krav i regnskapslovgivningen, og for å overholde andre pålegg fra offentlige myndigheter.
  • Ivaretakelse av Esacon Motivations eller tredjeparters rettigheter, for å fastsette, gjøre gjeldende og forsvare rettskrav som vi mener å ha, eller er rettet mot oss fra kunder, leverandører, samarbeidspartnere, andre tredjeparter eller offentlige myndigheter

Beskyttelse av personopplysninger

Esacon Motivation tar ditt personvern på alvor, og har iverksatt tilstrekkelige sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysninger mot brudd på personopplysningssikkerheten og uautorisert tilgang til og utlevering av personopplysninger.

Deling av personopplysninger med andre

Esacon Motivation vil bare utlevere personopplysninger til tredjeparter dersom det er lovlig grunnlag for dette.

Vi bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. Forholdet til slike databehandlere vil reguleres gjennom en databehandleravtale, som blant annet sikrer konfidensialitet og ivaretakelse av informasjonssikkerhet i alle ledd.

Dine personopplysninger vil være gjenstand for behandling eller lagring utenfor EU/EØS. Esacon Motivation sikrer at dine personopplysninger er underlagt tilstrekkelige sikkerhetsgarantier, gjennom bruk av EUs standardvilkår for slik overføring, overføring til selskaper underlagt Privacy Shield-sertifisering, eller ved overføring til land som er forhåndsgodkjent av EU-kommisjonen. Ta kontakt med oss dersom du ønsker mer informasjon om dette.

VÅRE DATABEHANDLERE LAND
Source AS (programvareutvikler av eMotivation)

 

Norge
TomorrowNext AS

 

Norge
Microsoft Inc. (våre tjenere)

 

Nederland og/eller Irland (EU/EØS)

Esacon Motivation kan i noen tilfeller utlevere personopplysninger til offentlige myndigheter for å ivareta lovpålagte krav eller overholde myndighetspålegg, for eksempel for å overholde forpliktelser etter regnskaps- eller skattelovgivningen. Offentlige myndigheter vil være behandlingsansvarlig for personopplysningene vi utleverer i slike tilfeller.

Esacon Motivation kan også utlevere personopplysninger til tredjeparter som ledd i en fusjon, oppkjøp, salg av eiendeler eller annen overføring av virksomhet til et annet selskap. Slike tredjeparter vil være behandlingsansvarlig for personopplysningene som utleveres. Vi vil sørge for at mottakerne av personopplysningene er bundet av plikt til konfidensialitet.

Lagringstid

Esacon Motivation vil ikke lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å oppnå formålene personopplysningene ble samlet inn for. Dersom behandlingen beror på samtykke, vil behandlingen opphøre når du trekker ditt samtykke tilbake. Du kan på ethvert tidspunkt trekke samtykket tilbake.

For søkere på stillinger hos oss vil vi oppbevare personopplysningene så lenge rekrutteringsprosessen pågår. Dersom søkeren ikke ansettes, vil vi slette personopplysningene senest innen ett år fra stillingen ble tilsatt, med mindre det er avgitt samtykke til videre oppbevaring.

Personopplysningene vil likevel oppbevares så lenge det er nødvendig for at Esacon Motivation kan oppfylle lovpålagte krav og rettslige forpliktelser, herunder krav til fortsatt lagring etter regnskapslovgivningen, samt i den grad det er nødvendig for å ivareta Esacon Motivations rettigheter.

Linker til andre nettsteder og sosiale medier

Vår nettside kan inneholde linker til andre nettsider. Disse nettsidene har egne personvernerklæringer som beskriver hvordan personopplysninger samles inn og behandles. Dersom du oppgir personopplysninger til et slikt tredjepartsnettsted, vil behandlingen være underlagt dette nettstedets personvernerklæring. Esacon Motivation tar ikke ansvar for slike tredjepartsnettsteder eller hvordan de behandler dine personopplysninger. Vi anbefaler derfor at du gjør deg kjent med personvernerklæring og brukervilkår for slike tredjepartsnettsteder når du besøker og bruker disse nettstedene.

Når du "liker" eller blir medlem av Esacon Motivations Facebook-side eller sider på andre sosiale medier, vil dette deles med den aktuelle plattformen. Det samme gjelder for annen aktivitet på våre sider på sosiale medier, som for eksempel innhold du poster og innlegg du liker. Den relevante plattformen vil være ansvarlig for personopplysningene den samler inn og behandler. Mer informasjon om denne behandlingen og dine rettigheter følger av den enkeltes plattformens personvernerklæring.

Dine rettigheter

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg dersom vilkårene for dette er oppfylt.

Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og dataportabilitet (rett til å få utlevert eller overført personopplysninger i et egnet format), hvor vilkårene for dette er oppfylt.

Dersom behandlingen er basert på ditt samtykke, kan du på ethvert tidspunkt trekke dette tilbake.

Brukere kan lese mer om sine rettigheter på nettsiden til Datatilsynet: www.datatilsynet.no eller på nettsidene til andre datatilsynsmyndigheter i EU/EØS.

Klage

Hvis du mener at vår behandling av opplysninger om deg er i strid med gjeldende personvernregler, kan du sende oss klage via epostadressen oppgitt under kontaktopplysninger.

Du har også rett til å klage på vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet. Ta imidlertid gjerne kontakt med oss først, slik at vi kan forsøke å oppklare eventuelle misforståelser.

Endringer

Etterhvert som virksomheten og verktøyene våre utvikler seg, vil vi oppdatere denne personvernerklæringen. Den til enhver tid gjeldende personvernerklæringen vil være tilgjengelig på vår nettside.

Dersom vi gjør endringer i behandlingen av personopplysninger som krever ditt samtykke, vil vi innhente ditt samtykke før vi iverksetter slik endret behandling.

Sist oppdatert: 2. juni 2020